Transformación Digital en las empresa. Estrategia y tecnología necesaria

Nos encontramos pues ante una revolución que parte de una transformación de la sociedad que maneja una cantidad colosal de información que circula a una velocidad vertiginosa y que cambia las reglas del juego continuamente obligando a las empresas a actuar con una gran agilidad para poder ir modificando sus estructuras e incluso su modelo de negocio.

La necesidad de digitalizar la empresa no viene empujada solo por los imperativos de una Economía Digital, es aún más profunda, porque estamos ya en una Sociedad Digital.

Así pues, el gran reto al que se enfrentan todas las empresas de cualquier nacionalidad y tamaño consiste en adaptarse lo antes posible al cambio de hábitos de los consumidores y a la explosión de las nuevas tecnologías.

Pero ¿cómo transformarse en empresa Digital?

Además del necesario cambio de mentalidad para comprender y aplicar acertadamente este nuevo concepto de gestión, es necesario poner en práctica una estrategia eficaz y utilizar, además, la tecnología adecuada.

1. Estrategia Digital:

Se trata de crear una Cultura Digital en la empresa siguiendo una estrategia clara y coherente de transformación de toda la organización para llegar a la madurez digital, que comienza con una visión digital: pensar en digital en todos los niveles, desde la dirección general hasta el último empleado, pasando por mandos intermedios y llegando incluso a los colaboradores externos.

Esta estrategia digital conlleva el replanteamiento continuo del Modelo de Negocio, por lo que es necesaria una mentalidad enfocada, ya no a la innovación, sino a mantener una cultura de constante adaptación a las tendencias del mercado, así como a la adaptación, tanto de productos y servicios como de la estructura interna en todas sus áreas funcionales: marketing, comunicación, recursos humanos, finanzas, operaciones, etc.

2. Tecnología Digital:

Una Empresa Digitalizada es aquella que utiliza todas las tecnologías digitales disponibles que permitan optimizar su gestión y satisfacer a las personas con los que se relaciona (clientes, proveedores, empleados, etc.): automatización de los procesos, puestos de trabajo digitales y movilidad, documentación electrónica, Big Data, sensores e internet de las cosas (IoT), etc.

Además (y esto es algo que no se suele tener en cuenta y es el causante de la mayoría de los fracasos del proceso de transformación digital) estas tecnologías deben estar, necesariamente, integradas entre sí y con el resto de la gestión de la empresa para que sean realmente efectivas.

Por ejemplo, utilizar una plataforma de Comercio Online con dispositivos digitales sin que las acciones realizadas queden integradas instantáneamente en los flujos de los Procesos Automatizados de la Cadena de Suministro de la empresa, además de perder su capacidad de Control, Monitorización y Análisis puede llevar al más rotundo de los fracasos.

Aunque esto es algo que parece evidente, en las conferencias y artículos de la mayoría de consultores y expertos en digitalización no se suele hablar de la necesaria coordinación de las tareas, sean estas realizadas por personas o dispositivos.

Desde luego es un gran avance que un comercial utilice su Smartphone para consultar precios y plazos de entrega y enviar un pedido desde la misma oficina de su cliente, pero esto no será suficiente. Estas tecnologías digitales deben actuar de forma integrada con los procesos que gestionan todas las actividades de la entidad, y que fluyen coordinando todas las acciones que se realizan: Marketing, Clientes, Ventas, Compras, Almacén, Logística, Facturación, Contabilidad, Pagos y Cobros, Servicio Técnico, etc.

Una solución efectiva es utilizar una Plataforma Digital de Gestión Inteligente por Procesos (iBPMS) que, como AuraPortal Helium iBPMS, ya ofrece el soporte digital integrado, automatizando los trabajos que puedan ser automatizados a través de tareas de sistema y conexiones con artefactos, dispositivos, etc. y optimizando los trabajos de los empleados y externos (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) que no puedan ser automatizados, mediante todo tipo de dispositivos, fijos o móviles y que, además, ya aglutina todas las capacidades que se precisan, como por ejemplo:

Zero Code (real): Creación y modificación de la plataforma, de los procesos y de las gestiones auxiliares sin programación, que permite, además de una importante disminución de los costes, la agilidad que exige el nuevo mercado.

Plataforma de Información, Comunicación y Colaboración: Entre personas (empleados y externos) y todo tipo de sensores y dispositivos digitales.

Gestión por Procesos Inteligente (iBPMS)

Control y Análisis de la actividad empresarial inmediato y selectivo: Permite una visión única y holística de la empresa y, por tanto, una única versión de la realidad.

Gestión Documental integrada en los procesos: Con generación automática de todo tipo de documentos, Archivo Virtual Inteligente, etc.

Comercio Electrónico Integrado.

Otros: Reglas de negocio, case management, externalización eficaz y controlada de procesos o partes de procesos, captación, estructuración y transmisión del conocimiento útil, tratamientos distribuidos, generación ágil de aplicaciones; Etc.